Comment prendre vos rendez vous ?

Dans le cadre de la Grande Conversation, nous devons appeler nos locataires pour obtenir deux rendez-vous. Cette rubrique a pour objectif de vous transmettre quelques formules et conseils pour réussir au mieux vos appels.

Texte d’accroche

Bonjour, je m'appelle [Votre prénom / nom], je fais partie des équipes de la RIVP (Régie Immobilière de la Ville de Paris), votre bailleur. J’espère que vous allez bien.

Je me permets de vous contacter suite au courriel que vous avez dû recevoir la semaine dernière concernant la Grande Conversation.

Cette Grande Conversation, c’est un projet d’entreprise, où par binôme, avec un/une collègue de la RIVP, nous allons à votre rencontre, chez vous, dans l’objectif de mieux nous connaitre mutuellement. Ce moment convivial est l’occasion de vous écouter, de recueillir vos suggestions, pour améliorer nos services.

A ce titre, seriez-vous disponible le jeudi XX mars 2023 [à adapter en fonction de votre matinée de participation à la GC] entre 9h et 12h ? Soyez rassuré, cet échange ne demande aucune préparation.

Merci pour votre participation ! Si vous avez un imprévu, pas de souci. En effet, vous allez recevoir dans le prolongement de notre échange, un courriel de confirmation avec un lien, vous permettant de déplacer à un autre horaire dans la matinée du [préciser de nouveau la matinée de participation à la GC] donc, notre rendez-vous voire de l’annuler, le cas échéant. Pour cette raison, pourriez-vous me confirmer votre adresse courriel [voir le mail du locataire] ?

Merci pour votre participation et au plaisir de vous rencontrer !

Astuces et conseils

Afin d'optimiser vos échanges, voici quelques conseils pratiques à avoir en tête, avant et lors de vos appels téléphoniques :

  • Préparez-vous avant d’appeler les locataires
    • Ce texte d’accroche vise à vous donner quelques éléments pour l’appel, vous n’êtes pas obligé de le suivre mot à mot.
    • Si vous en ressentez le besoin, entrainez-vous avec votre binôme et/ou vos collègues, avant de passer vos appels.
  • Introduction et choix du moment de l’appel
    • N’oubliez pas de vous présenter intelligiblement.
    • Essayez de planifier les appels à des moments qui conviennent à votre binôme si vous appelez ensemble, et qui pourraient autant que possible convenir aux locataires.
  • Soyez clair et concis
    • Évitez les informations superflues en allant directement au cœur du sujet.
    • N’hésitez pas à rappeler l’objet et le pourquoi de votre appel si le locataire se focalise sur une demande qui n’est pas en lien avec la Grande Conversation.
  • En cas d’allergie aux animaux
    • Si vous êtes allergique et/ou votre binôme, pensez à demander au locataire s’il possède un animal.
    • Si le locataire accepte le rendez-vous mais que vous ne pouvez pas l’honorer en raison de votre allergie et/ou de celle de votre binôme, n’hésitez pas à orienter ce locataire vers l’un de vos collègues.
  • Respectez la confidentialité
    • Lors de l’entretien avec les locataires, vous êtes tenus de respecter la confidentialité des informations dont vous auriez connaissance concernant la situation du locataire, de son voisinage ou de la résidence.
    • Cette obligation de confidentialité s'impose également vis-à-vis des informations qui vous seront communiquées par les locataires.